Оборудование, расценки и составление смет будут подробно рассмотрены в следующих главах. Однако уже на стадии переговоров вам необходимо оценить, какое оборудование может потребоваться для проведения планируемых мероприятий. Ниже приведены основные вопросы, которые вам предстоит решить.
- Где будет проходить тренинг: в помещении, на открытом воздухе или же и там, и там в зависимости от обстоятельств?
- На чьей территории будет проходить тренинг?
- Насколько формально (или демократично) должны проходить занятия?
- Потребуется ли вам какое-то специальное оборудование (например, транспорт, спортивная одежда, учебные тренажеры, а также электронное оборудование, такое как видео, компьютеры или проекторы)?
Еще раз сравните соображения вашего клиента и свои собственные. Например, во время переговоров по курсу обучения персонала гостиницы выяснилось, что в настоящий момент проводится реконструкция отеля. Я предполагал, что у нас будет выбор из нескольких больших конференц-залов. Но так как все они оказались недоступны, наш тренинг проходил в спальной комнате! Поскольку это выяснилось на этапе переговоров, нам, по крайней мере, досталась самая большая комната, которая, по моему мнению, как раз отвечала всем требованиям.
Стоимость тренинга
Как только вы проясните все предыдущие вопросы, стоимость тренинга станет более чем очевидной. Мы приблизительно знаем, какой персонал будет необходимо дополнительно привлечь для тренинга, и можем учесть наш собственный гонорар (плюс гонорар тех наших коллег или помощников, услуги которых нам могут понадобиться) в том случае, когда мы являемся приглашенными консультантами. Мы можем также рассчитать свои временные и денежные затраты, если мы являемся сотрудниками организации. Хороший ход со стороны тренера — представить клиенту стоимость курса с заголовком «Ваши вложения».
Способ оценки результатов тренинга
Уже на стадии переговоров следует постараться прояснить вопросы оценки результатов тренинга; возможно, вам следует высказать свои соображения по этому поводу. Если мы сконцентрируемся на положительных эффектах и результатах тренинга и продемонстрируем наше понимание ценности вложений заказчика, нам будет проще описать то незабываемое путешествие, в которое скоро отправятся участники тренинга для улучшения своих лидерских качеств.
Разработка полного варианта программы
Как только проект превратился в краткое содержание программы, мы начинаем думать о разработке полного варианта программы, который будет представлен двумя видами записей: одни записи — для тренера(ов), другие — для участников. Мы уже обсудили с клиентом ожидаемые результаты, зафиксировали все существенные моменты на бумаге, и у нас есть четкое представление о содержании курса и упражнениях.
При разработке вдохновляющего и импровизационного тренинга тренер подготавливает целый ряд записей, возможно, серию заголовков или более детально прописанный сценарий проведения тренинга. При составлении подобных записей мы, скорее всего, отойдем от приведенного краткого описания программы, так как будем опираться на дополнительные ожидания клиента. Мы можем сделать собственные предположения относительно того, что может иметь положительный эффект. Несмотря на то что эти записи не придется показывать ни участникам, ни клиенту, они важны, так как напоминают нам о наших собственных принципах и ценностях, что позволяет рассматривать программу в более широкой перспективе.
Например, нашим обязательным условием может быть соответствие любого проводимого тренинга определенным этическим, профессиональным или экологическим стандартам. Содержание этих стандартов может быть описано в профессиональных кодексах, принятых профессиональными организациями, или же это могут быть наши индивидуальные соображения. Я знаю одного тренера, который берется только за ту работу, которая не противоречит его ценностям. Например, он отказывается от работы в таком месте, до которого он не может добраться обществен ным транспортом.
Тренинг, которым я занимаюсь, является целостным, или холистическим. Главной его целью является раскрытие всех личностных аспектов участников, а не рассмотрение их исключительно как машин, заранее запрограммированных и не способных развиваться. На практике мой подход выражается в большом количестве физических упражнений, использовании музыки и предоставлении возможностей для-выражения чувств. Особенности и преимущества планируемого вами тренинга должны основываться на вашем предыдущем опыте и вашей интуиции относительно каждого конкретного проекта.
Предыдущий опыт
Из прошлого опыта мы знаем, что участники ожидают, что:
- к ним будут относиться с уважением;
- начало тренинга будет соответствовать тому уровню, на котором они находятся в настоящий момент; это относится к уровню знаний, умений или отношений;
- они не будут выглядеть глупо или смешно;
- им будут оказывать поддержку и одновременно бросать вызов;
- они будут наслаждаться тренингом, что подразумевает поиск ими оптимальных способов участия в работе группы;
- тренинг будет предсказуемым;
- тренинг будет их удивлять.
Если они получат все это на нашем тренинге, то мы еще долго будем пожинать плоды раскрытия лучших сторон наших участников. Существуют некоторые моменты, которые должны лежать в основе нашего желания добиться более ощутимых результатов.
Все, что может помочь нам успешно провести тренинг, может стать его составной частью. Представьте себе, что мы проводим смешанный курс для людей из разных организаций и что все результаты этого тренинга будут сугубо личными. Однако, чтобы обучиться индивидуальным навыкам и получить какие-то знания о себе самих, им придется работать в единой команде, пусть и временно. Не стоит лишний раз напоминать им, что мы обучаем взаимодействию в команде, но при этом следует работать над построением команды хотя бы для того,
чтобы сплотить группу для дальнейшей совместной работы. В крайнем случае, минимальным результатом будет взаимная поддержка, которая укрепит успехи каждого.
Интуиция
Тренеры недооценивают интуицию в качестве одного из инструментов для достижения максимальных результатов в тренинге. Вы можете использовать ваши интуитивные соображения с тем, чтобы улучшить структурную композицию вашей программы в стадии ее формирования, исходя из поставленных перед курсом задач, а затем добавить все, что вам покажется существенным, чтобы сделать ваш семинар по-настоящему хорошим курсом. Существует большая вероятность, что он станет именно тем, что необходимо клиенту или участникам, но о чем они не задумывались.
Часто моя программа интуитивно представляет собой противоположность той атмосфере, которая свойственна организации на настоящий момент. Например, для традиционно серьезных банковских служащих я предлагаю игровую программу. Участники осознают, что и таким образом можно осуществлять серьезные дела, и привносят новую легкость в выполнение своих обязанностей на работе, что улучшает их взаимодействие с коллегами и клиентами. Но клиент не заказывает «больше смеха на работе» в качестве результата тренинга, поэтому появление этой новой атмосферы является дополнительным, непредусмотренным результатом.
Подключить интуицию к разработке несложно: вспомните те части вашей программы, которые проходят на «ура». Отметьте для себя те моменты, которые вы до настоящего времени не принимали во внимание при подготовке тренингов. Это и есть то, что следует включить в программу тренинга.
Некоторые результаты ваших соображений останутся скрытыми, другие вы сможете указать в кратком описании программы тренинга в виде «дополнительных результатов», чтобы участники и заказчик смогли оценить их.
Подбор участников
Когда заказ на тренинг оформлен и содержание курса принимает все более ясные очертания, у вас есть возможность на этом раннем этапе вызвать интерес к вашему проекту, набрав подходящих кандидатов для участия в тренинге. Несмотря на то что больше приветствуется в основном добровольное участие в тренинге, существуют и исключения. Например, как иронично бы это ни звучало, курс по оптимизации распределения времени будет наиболее полезен для тех, кто жалуется на то, что у них нет времени, чтобы его посетить. Другие программы смогут пройти успешно только при условии личного присутствия на них менеджеров высшего звена, которые тем самым демонстрируют свою заинтересованность в делах организации. В этих случаях хорошо будет сделать участие в тренинге принудительным, а возможные конфликты могут быть мягко устранены понятным объяснением причин и выгод участия в тренинге для организации. После этого остальные сотрудники сочтут за честь участвовать в семинаре, и если заказчик адекватно сформулировал свои ожидания от тренинга, то все наши программы будут раскуплены.
Когда людей направляют на тренинг, они часто бывают настроены недружелюбно и скептически (если они вообще приходят). Как работать с этими людьми, будет подробно описано ниже. На настоящий момент учтите следующее: люди учатся только тогда, когда они желают этого, и задача тренера — создать все необходимые для этого (запланированные заранее или спонтанные) условия. Постарайтесь с самого начала создать впечатление, что они принимают участие в тренинге по собственной воле; таким образом вы обеспечите необходимые условия и зададите нужный тон задолго до того, как начнется программа. Подписание договора будет подходящим для тренера или заказчика способом добиться того, чтобы на тренинге присутствовали только те, кто этого хочет (см. нижеследующий пример).
В нашем примере местный руководитель хотел, чтобы участники тренинга научились работать усердно и без чувства страха в период нестабильности. По результатам подписания этого договора было отобрано достаточное количество кандидатов, чтобы провести несколько курсов. Отметьте для себя, как в контракте отражены элементы проекта, краткого описания программы и общего плана ее реализации, описанные в терминах, привлекательных для участников.
Странным образом выяснилось, что цели участников расходились с целями заказчика. Участники (вполне предсказуемо) хотели позаботиться о себе в такой степени, что быть готовыми покинуть организацию, если их что-то будет не устраивать. Если бы в контракте основной акцент был сделан на выгодности проекта для организации, например на мотивационных техниках, позволяющих поддерживать работоспособность и без того напряженного персонала на одном и том же уровне, то желающих участвовать в семинаре оказалось бы намного меньше.
Даже наилучшим образом составленное рекламное предложение не вызовет отклика, если участники почувствуют, что не смогут получить от семинара ничего для себя. Управляющий директор одной компьютерной компании в одностороннем порядке решил, что необходимо провести тренинг для 20 менеджеров высшего звена компании, чтобы помочь компании пережить этап быстрых изменений. Он рассказал о том, чего он хочет. На основании этого я разработал программу и разослал договор. Подписание на тренинг было добровольным, тем не менее у нас не набралось необходимого количества участников. Я исходил из пожеланий управляющего директора, которые радикальным образом отличались от того, что, по мнению менеджеров, было необходимо сделать. Это расхождение было настолько велико и так очевидно, что программа, несмотря на то, что была уже заказана и оплачена, так и не была проведена.
Большой плюс добровольного подписания договора — это получение тренером информации о том, насколько то, что предлагается, совпадает с реальными пожеланиями кандидатов. Если условие свободного посещения не может быть выполнено, а вы подозреваете, что имеют место расхождения, то вы можете провести предварительные интервью, которые, несмотря на затраченное время, дают много информации для размышления.
За исключением самых общих идей, мы не можем предполагать, чего хотят участники. Иногда нам просто приходиться дожидаться момента, когда они сами определят свои настоящие цели. Однако в конечном итоге мы все же можем совместить их потребности с потребностями заказчика, принять во внимание наши собственные принципы и составить такие программы, которые дадут впечатляющие результаты.
ПРИМЕР ДОГОВОРА
Как справиться с неопределенностью.
Двухдневный курс с последующим однодневным семинаром месяц спустя. На каждом курсе будет присутствовать от двенадцати до пятнадцати человек из состава директората. Этот курс разработан специально для того, чтобы послужить в качестве инструментария служащим муниципалитета, находящегося в процессе передачи унитарному органу.
В нестабильные периоды события обычно трудно предугадать. Мы не осведомлены о том, кто получит работу, на кого мы будем работать, кто будет работать на нас или какими будут наши служебные обязанности. Тем временем мы стремимся осуществить как можно более плавный переход, предоставляя услуги обществу, несмотря на перегрузки на работе. В подобных условиях легко почувствовать неуверенность и перенапряжение, и нам необходимы средства, чтобы справиться с ними.
Цели
Чтобы успешно справиться с неуверенностью, менеджеру потребуется: Лично от себя:
- хорошо развитое чувство собственного «Я»;
- четкие предпочтения;
- гибкость, включающая умение приспосабливаться к новым условиям;
- способность оставаться спокойным и уверенным;
- действующие системы/ структуры/ способы поддержки;
- способность находить наилучшее решение в каждой ситуации.
От себя как от члена команды:
- лидерские навыки, включающие способность принимать решения в сложных ситуациях;
- способность вести за собой команду — эмпатия;
- способность поддерживать персонал;
- способность мотивировать, распределять обязанности и обеспечивать выполнение работы;
- хорошие коммуникативные навыки:
- стратегии борьбы с распространением слухов.
В курсе будут использованы игры, упражнения, воспоминания, обмен опытом, озарения, планирование, постановка целей, обучение распределению обязанностей и проведению собеседования. Семинар требует активного участия и упорной работы. Он ориентирован на практику и доставит участникам большое удовольствие.
РЕКОМЕНДАЦИИ
- Сделайте краткое описание программы интересным и привлекательным как для заказчика, так и для участников и тренера.
- Опишите ваш проект с точки зрения выгоды для заказчика и сообщите дополнительную информацию, положительно характеризующую тренера.
- воспользуйтесь вашей интуицией, чтобы найти дополнительные преимущества вашего тренинга.
- Представьте ваш проект спонтанно, в беседе с заказчиком, а затем письменно зафиксируйте ваши договоренности.