Если участники тренинга приходят на занятие в хорошем расположении духа, а мы смогли обеспечить располагающую обстановку, это значит, что были созданы все необходимые условия для обучения; теперь вы можете приступать к работе.
Вводные инструкции
В первый день тренинга все участники приходят вовремя и в хорошем расположении духа. Вы начинаете работу в доброжелательной атмосфере. Участники пришли на тренинг с радостью, чтобы испытать что-то новое и чему-то научиться.
Что же» как говорят скептики старой школы, бывает, что и коровы летают! У скептиков есть основания для таких высказываний. Если участие в любом процессе обучения, начиная от уроков в младших классах школы до сессий тренинга, является принудительным, то, вероятнее всего, студенты будут работать неохотно. Если участники будут ощущать себя непослушными школьниками, то они будут вступать в конфронтацию с «учителями» всеми возможными способами: от апатии до упрямства, от скрытого саботажа до явного бунта.
Несомненно, некоторые из них слышали, что современные тренинги могут быть полезными и увлекательными. Большинство же находится в зависимости от корпоративной культуры, которую тренер не вполне может контролировать. Если участники имели негативный опыт в прошлом, они склонны не доверять тому, что произойдет в будущем.
Но тренер имеет достаточную степень влияния, чтобы извлекать из этого выгоды, например в виде положительного отношения участников на момент начала тренинга. Хорошая подготовка дает возможность сконцентрироваться на «болевых точках» курса и расширить возможности импровизации. Цели курса уже определены, и у нас есть реальная возможность избежать сопротивления и тревожности участников,
которые в одинаковой степени негативно сказываются на общем состоянии и работоспособности как тренеров, так и участников.
Мы обсудили значение добровольного подписания договора на участие в семинаре в главе 1. Вне зависимости от того, сделано было это или нет, мы еще можем приложить усилия к тому, чтобы создать позитивную мотивацию участников в отношении нашей программы. Высокая эффективность нашего общения дает возможность:
- вдохновить участников;
- повысить уровень ожиданий;
- подготовить участников к серьезной работе;
- прояснить цели тренинга.
Мы достойно проявим наш высокий профессионализм, если:
- с самого начала будем давать четкие инструкции; например, выдадим карту района, где будет проводиться тренинг, с указанием всех возможных транспортных средств, на которых можно добраться до места, а также план помещений, в которых будет проводится тренинг;
- будем обращаться к каждому участнику по имени, поскольку это располагает человека к нам;
- назовем свое имя и укажем номер контактного телефона для прояснения любых вопросов, возникающих на предварительном этапе перед проведением тренинга.
Мы можем сделать еще больше, если предварим начало тренинга небольшим домашним заданием. В качестве последнего могут быть использованы увлекательная анкета, опросы для составления психологического портрета или иное интригующее и непривычное задание, например просьба принести какой-то определенный предмет на первую встречу. Во время тренинга следует избегать перегрузок. Предлагайте список литературы только с ознакомительными целями, за исключением тех ситуаций, когда вы уверены, что участники тренинга настоящие библиофилы.
Предварительные домашние задания предполагают некоторую долю риска; начало тренинга будет особенно неудачным, если окажется, что никто его не выполнил. Участники могут выполнить задание в разной степени, и те, кто сделал совсем немного, вполне правомерно полагают, что семинар должен сначала оправдать их доверие, и только затем они будут готовы в него что-то вложить. Однако они окажутся в явно невыгодном положении в сравнении с теми, кто сделал больше.
Нужно заставить мысль участников работать, заставить их размышлять и поверить в то, что проект окажется профессиональным и привлекательным. Если вы сумеете правильно задать тон на этом этапе, программа будет восприниматься участниками как нечто увлекательное, интригующее, любопытное и необходимое. Все зависит от вас.
НАЧАЛЬНЫЕ ИНСТРУКЦИИ В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ (СТИЛЬ — ДРУЖЕЛЮБНЫЙ)
Дорогой Дэвид,
Мы рады, что вы примете участие в нашем семинаре «Общение» в среду 17 мая и в четверг 18 мая.
Кофе начинают подавать в 9:30 утра, а сам курс начинается в 10:00. Вам также будут предложены обед, закуски и освежающие напитки. Семинар заканчивается 8 18:00.
Семинар будет проходить по адресу: Центр менеджмента, Лондон Роад, Вормли, бристоль. Телефон: 01179 677807. Лучше всего до нас можно добраться либо на такси от Бристоль Темпл Мидс или Парквэй, либо на машине. Как 8ы знаете, на машине вам нужно ехать по шоссе А420 между Кингсвуд и Вик. Центр менеджмента находится примерно в 100 ярдах от двух пабов: Роуз энд Краун и Гриффин, расположенных на двух маленьких перекрестках с шоссе А420. Проехав около 100 ярдов после перекрестков, поверните налево на Черч Роад; вход находится справа.
После вашего прибытия вам будет предложен полный пакет пособий курса и расписание занятий. Вам следует выбрать максимально удобную одежду.
Если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону: 01221834359. Мы будем рады видеть вас на семинаре.
С уважением,
НАЧАЛЬНЫЕ ИНСТРУКЦИИ В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ (СТИЛЬ — КРАТКИЙ, ДЕЛОВОЙ)
Курс начинается в хорошо оборудованном тренинговом центре, помещение В, в 9:00 утра в понедельник 12 октября. Пожалуйста, заполните приложенную анкету и принесите 3 фотографии.
Если встает вопрос о мотивации, приведите выдержки из положительных отзывов участников, удовлетворенных предыдущими тренингами, или сами расскажите участникам о том, как преуспели их предшественники. Иногда имеет смысл заранее связаться с каждым участником по телефону или электронной почте. Нам, вероятно, потребуется информация о начальном уровне знаний участников. Мой коллега на предварительных интервью перед курсом «Продвинутая фасилитация» обнаружил, что мало кто из участников имеет хотя бы какой-то опыт в фасилитации. В результате мы сохранили лестное для участников заглавие курса, но спланировали занятия так, чтобы принять во внимание невысокий уровень их подготовки. Наш предварительный телефонный звонок помог преодолеть возможные опасения участников и избавил их от необходимости звонить нам, чтобы выразить свои опасения.
Практические советы
На атмосферу во время занятий существенное влияние оказывает место проведения тренинга. Если цель — избавить участников от стереотипов мышления и привычек, то имеет смысл проводить тренинг подальше от места их работы.
Одного названия семинара (например, «Выходной день») будет достаточно, чтобы вдохновить участников и настроить их на работу. Отдел Би-би-си Рэдио Лайт Интертейнмент часто проводил «Выходные дни» на морском побережье с видом на викторианские причалы. Это ностальгическое напоминание об ушедших в историю предшественниках создавало необходимую обстановку для обсуждения того, как привлечь современную аудиторию.
В виде альтернативы можно провести семинар и на рабочем месте, начав его с процедуры, которая ломает все стереотипы и ожидания относительно того, что должно произойти в данной ситуации: «Вот производственная линия. И что мы могли бы радикально изменить?»
Остерегайтесь роскошных загородных резиденций, где вся энергия участников будет уходить на переваривание сытных трапез, исследование окрестностей, местных удобств и услуг вместо активного участия в обсуждении проблем организации. Подобная пышная обстановка будет более подходящей для вечеринок или поощрительных отпусков, где аспект обучения отходит на второй план. Однако, если место проживания окажется слишком безрадостным, участники также не будут настроены на активное участие в семинаре, так как они будут сосредоточены на адаптации к неблагоприятным условиям. Подобные условия проведения тренинга используют организации, которые объясняют свою популярность проведением тренингов в крайне трудных условиях.
Есть свои преимущества и в использовании более экзотических мест для проведения тренинга, таких как, например, театр, корабль, зоопарк, старинный замок, художественная галерея или музей, студия радио или телевидения. В этом случае сама обстановка располагает к определенным действиям и упражнениям, которые могут являться основными компонентами курса. Все необычное и непредсказуемое будет пробуждать интерес и творческую активность участников.
Где бы ни проходил тренинг, выбор места его проведения окажет влияние на участников: начиная от первого впечатления и заканчивая атмосферой, в которой будет проходить семинар.
Конференц-залы отелей удобны для использования, но при этом необходимо учитывать, что они весьма однообразны. Довольно часто они могут казаться вполне подходящими, но при этом вдохновение будет исходить скорее от участников семинара, чем от окружающей обстановки. При выборе помещения в отеле важно избегать комнат с окнами, которые нельзя открывать, с термостатами, которые угрожают выйти из строя, и любых помещений с мерцающими лампами дневного света. Как минимум позаботьтесь о том, чтобы у всех участников была возможность свободно выходить на свежий воздух и находиться в естественно освещенных помещениях. Это даст участникам понять, что мы серьезно относимся к их основным потребностям. Они оценят наше отношение еще выше, если им будет предоставлено специальное место для разминок на свежем воздухе, что будет способствовать ощущению свободы во время перерывов.